Índice
Automatizar reembolsos exige mais do que receber uma foto e encaminhar um pagamento. A solução deve aplicar a política da empresa, identificar pendências e preservar a decisão de quem aprova.
Como avaliar esta decisão
Separe solicitação, conferência, aprovação e envio ao financeiro. Documente limites por categoria, adiantamentos, despesas compartilhadas e situações sem comprovante. Uma ferramenta pode sinalizar inconsistências, mas não deve inventar justificativas nem aprovar exceções que dependem de decisão humana. A política precisa ser fornecida e validada pela organização antes de virar regra de software.
Critérios para comparar propostas
- Entrada: vincular comprovante, solicitante, centro de custo e finalidade, com tratamento de arquivo ilegível.
- Decisão: registrar aprovação, devolução e exceção autorizada sem sobrescrever o histórico.
- Integração: diferenciar despesa aprovada de pagamento efetivamente confirmado pelo sistema financeiro.
Um cenário para discutir com o fornecedor
Exemplo hipotético: uma pessoa envia novamente a mesma despesa porque não recebeu retorno. A automação deve sinalizar possível duplicidade e mostrar o estado da solicitação, sem eliminar automaticamente um registro legítimo parecido.
O que validar na entrega
Teste despesas válidas, acima do limite, sem documento e possivelmente duplicadas. Confira que uma devolução não dispara pagamento e que a reabertura mantém a decisão anterior consultável.
Prepare a conversa sobre o projeto
Informe à Quantum9 a política vigente, os aprovadores, o volume e o sistema financeiro. A primeira etapa pode abranger uma categoria de despesa, com exceções explícitas e conciliação antes da expansão.
Automação de processos · Mapear a prioridade da empresa